Berkat kemajuan teknologi, penggunaan kertas dalam berbagai aktivitas menjadi semakin menurun, termasuk dalam hal kontrak ataupun transaksi bisnis. Semakin banyak pelaku usaha yang beralih ke perangkat digital dan menggunakan jaringan internet dalam melakukan bisnisnya sehari-hari. Meski demikian, keamanan dan legalitas transaksi bisnis secara digital harus tetap terlindungi, salah satunya adalah penggunaan materai elektronik.
Materai elektronik ini merupakan sebuat bentuk digital dari materai fisik yang digunakan untuk melakukan pembayaran pajak ataupun biaya administratif lainnya kepada pemerintah atau lembaga yang berwenang. Kira-kira, apa fungsi materai elektronik dan bagaimana cara tepat menggunakannya?
Fungsi Materai Elektronik
Fungsi materai elektronik ini sebetulnya mirip dengan fungsi materai fisik, tetapi dalam bentuk digital. Beberapa fungsi materai elektronik adalah sebagai berikut:
- Pembayaran Pajak dan Biaya Administratif: Materai elektronik digunakan untuk membayar pajak serta biaya administratif yang diperlukan oleh pemerintah atau lembaga lainnya. Ini juga termasuk pembayaran pajak kendaraan bermotor, pajak properti, atau biaya administratif untuk dokumen resmi.
- Menggantikan Materai Fisik: Materai elektronik bisa digunakan untuk menggantikan materai fisik dalam beberapa transaksi. Dengan begitu, materai elektronik akan memberikan kemudahan dalam pembayaran karena tidak perlu mencetak atau membeli materai fisik.
- Memudahkan Transaksi Online: Materai elektronik juga memungkinkan transaksi online menjadi lebih mudah dan efisien. Pihak yang harus membayar materai bisa melakukannya secara online tanpa harus mendatangi kantor pos atau tempat lain untuk mendapatkan materai fisik.
- Pemantauan dan Pelacakan: Materai elektronik akan memungkinkan pemerintah atau lembaga terkait untuk memantau serta melacak pembayaran materai dengan lebih mudah. Hal ini tentunya akan mempermudah pengelolaan dan pengawasan administrasi.
- Mengurangi Biaya dan Waktu: Penggunaan materai elektronik juga bisa mengurangi biaya dan waktu yang diperlukan untuk melakukan transaksi. Pasalnya, tidak ada lagi kebutuhan untuk mencetak, mendistribusikan, dan menyimpan materai fisik.
- Peningkatan Keamanan: Materai elektronik juga mampu menyediakan tingkat keamanan yang lebih tinggi jika dibandingkan dengan materai fisik, karena memiliki fitur keamanan digital seperti enkripsi dan tanda tangan digital.
Cara Penggunaan Materai Elektronik yang Tepat
Penggunaan materai elektronik biasanya akan tergantung pada peraturan dan prosedur yang ditetapkan oleh pemerintah atau lembaga yang mengatur pembayaran pajak maupun biaya administratif. Namun, berikut ini adalah langkah-langkah umum untuk menggunakan materai elektronik dengan tepat:
- Pastikan Anda memahami persyaratan penggunaan materai elektronik yang berlaku, dan cari tahu di mana Anda bisa mendapatkan materai elektronik dan prosedur yang harus diikuti untuk pembayaran.
- Ada banyak sistem pembayaran materai elektronik yang memerlukan pendaftaran atau pembuatan akun. Jadi, Anda perlu mengikuti prosedur pendaftaran yang disediakan oleh penyedia materai elektronik atau lembaga yang berwenang.
- Tips berikutnya, lakukan pembelian materai elektronik sesuai dengan kebutuhan Anda. Hal ini bisa dilakukan melalui platform online yang telah disediakan oleh penyedia atau melalui aplikasi resmi yang tersedia.
- Pada saat melakukan pembelian atau pembayaran materai elektronik, pastikan Anda memasukkan informasi yang diperlukan dengan benar, seperti jumlah materai yang dibutuhkan dan informasi pembayaran yang sesuai.
- Nah, setelah Anda melakukan pembelian atau pembayaran materai elektronik, pastikan untuk memverifikasi transaksi tersebut dan pastikan bahwa pembayaran telah berhasil diproses.
- Jangan lupa untuk selalu menyimpan bukti transaksi pembelian atau pembayaran materai elektronik yang telah Anda lakukan. Bukti transaksi ini akan sangat berguna sebagai bukti pembayaran di masa mendatang jika diperlukan.
- Lalu, selalu gunakan materai elektronik yang telah Anda beli atau bayar sesuai dengan keperluan transaksi yang memerlukan penggunaan materai tersebut.
- Jika materai elektronik memiliki saldo atau masa berlaku tertentu, jangan lupa pastikan untuk memantau saldo dan masa berlakunya agar tidak kehabisan atau kadaluarsa.
Dengan mengikuti langkah-langkah di atas dan memahami prosedur yang berlaku, maka Anda dapat menggunakan materai elektronik dengan tepat sesuai dengan kebutuhan. Tak perlu bingung karena dalam hal ini, aplikasi VIDA Sign bisa Anda andalkan. VIDA Sign e-Materai memungkinkan proses pembubuhan materai elektronik pada dokumen digital dilakukan secara praktis dan efisien, bahkan untuk jumlah dokumen yang banyak. Silakan unduh VIDA Google PlayStore atau VIDA AppStore sekarang!